Política de Privacidade de Recrutamento no Reino Unido

Introdução

Como parte de qualquer processo de recrutamento, a empresa coleta e processa informações pessoais, ou dados pessoais, relativos aos candidatos a emprego. Essas informações pessoais podem ser mantidas pela Empresa em papel ou em formato eletrônico.

A empresa está empenhada em ser transparente sobre como trata suas informações pessoais, em proteger a privacidade e segurança de suas informações pessoais e em cumprir suas obrigações de proteção de dados sob o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei de Proteção de Dados de 2018. O objetivo desta nota de privacidade é conscientizá-lo de como e por que iremos coletar e usar suas informações pessoais durante o processo de recrutamento. Nos termos da GDPR, somos obrigados a notificá-lo sobre as informações contidas nesta nota de privacidade.

Este aviso de privacidade se aplica a todos os candidatos a emprego, quer eles se candidatem a uma função direta ou indiretamente através de uma agência de emprego. É extracontratual.

Quem somos

OsecoElfab é o controlador de dados (detalhes de contato no final deste aviso). Isso significa que decidimos como seus dados pessoais serão processados e para quais finalidades.

Quais são os princípios de proteção de dados?

Sob o GDPR, há seis princípios de proteção de dados que a empresa deve cumprir. Estes estabelecem que as informações pessoais que possuímos sobre você devem ser:

• Processado de forma legal, justa e transparente;
• Coletados somente para fins legítimos que foram claramente explicados a você e não processados posteriormente de forma incompatível com esses fins;
• Adequado, relevante e limitado ao que é necessário em relação a esses objetivos;
• Precisas e, quando necessário, atualizadas;
• Mantido em uma forma que não permita sua identificação por mais tempo do que o necessário para esses fins;
• Processado de forma a garantir a segurança adequada dos dados.

A empresa é responsável e deve ser capaz de demonstrar a conformidade com estes princípios. Isto é chamado de responsabilidade.

Que tipos de informações pessoais coletamos sobre você?

Informação pessoal é qualquer informação sobre um indivíduo da qual essa pessoa possa ser identificada direta ou indiretamente. Não inclui dados anônimos, ou seja, onde todos os dados de identificação foram removidos.

A empresa coleta, utiliza e processa uma série de informações pessoais sobre você durante o processo de recrutamento. Isto inclui (conforme aplicável):

• seus dados de contato, incluindo seu nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail pessoal
• informações pessoais incluídas em um CV, qualquer formulário de solicitação, carta de apresentação ou notas de entrevista
• referências
• data de nascimento
• confirmação de seu direito de trabalhar no Reino Unido e de quaisquer condições nele estabelecidas OU seus documentos de identidade para cumprir as verificações do direito ao trabalho exigidas por lei
• detalhes de suas habilidades, qualificações, experiência e histórico de trabalho com empregadores anteriores
• informações sobre seu nível salarial atual, incluindo benefícios e direitos a pensão
• sua filiação profissional
• detalhes de contato de empregadores atuais e/ou antigos
• dados de contato do trabalho atual, incluindo números de telefone e endereços de e-mail
• registros educacionais, registros de treinamento e registros de qualificações e realizações
• perfis de redes sociais e/ou perfis de internet, sejam profissionais ou pessoais
• cargo e deveres com os atuais e/ou antigos empregadores
• detalhes do pacote de salário e recompensa e período de aviso prévio com os atuais e/ou antigos empregadores
• motivo para deixar o(s) emprego(s) anterior(es)
• se você se candidatou anteriormente a um cargo ou trabalhou para nós ou para qualquer uma de nossas organizações do Grupo, ou se você é parente de alguém que trabalha para nós
• os detalhes de contato, ocupação e posição dos árbitros
• informações coletadas a partir de pedidos de referência - isso poderia incluir informações sobre ausência; quaisquer investigações e processos disciplinares, tenham ou não sido tomadas quaisquer medidas disciplinares; detalhes de quaisquer investigações ou reclamações apresentadas por você, ou por terceiros sobre você, tenham ou não sido tomadas quaisquer medidas; seu desempenho, atitude e personalidade
• folha de pagamento, impostos e informações sobre seguros nacionais
• hobbies, interesses fora do trabalho, e realizações
• informações sobre qualquer deficiência e/ou ajustes razoáveis que seriam necessários para que você possa comparecer a uma entrevista
• monitoramento da diversidade (incluindo, por exemplo, idade, raça/etnia, religião, se você tem uma deficiência, orientação sexual, identidade de gênero e estado civil)
• sua fotografia
• detalhes de sua carteira de habilitação
• testes psicométricos
• perfil de personalidade
• dados digitais sobre sua atividade em sites de redes sociais relacionadas a negócios e informações sobre você a partir de artigos de mídia de domínio público.

Como coletamos suas informações pessoais?

A Empresa coleta informações pessoais sobre você durante o processo de recrutamento, seja diretamente de você ou, às vezes, de um terceiro, como uma agência de empregos, ou de pesquisas na Internet (por exemplo, LinkedIn, Facebook, Twitter/X, etc.). Também podemos coletar informações pessoais de outros terceiros externos, como referências de empregadores atuais e antigos e informações de provedores de verificação de antecedentes. Com exceção das agências de emprego, a Empresa somente buscará informações pessoais de terceiros durante o processo de recrutamento depois que uma oferta de emprego for feita a você e o informaremos de que estamos fazendo isso.

Você não tem nenhuma obrigação legal ou contratual de fornecer informações pessoais à empresa durante o processo de recrutamento.

Suas informações pessoais podem ser armazenadas em diferentes lugares, inclusive em seu registro de aplicação, no sistema de gestão de RH da empresa e em outros sistemas de TI, tais como o sistema de e-mail.

Por que e como usamos suas informações pessoais e qual é a base legal para o processamento de seus dados pessoais?

Só utilizaremos suas informações pessoais quando a lei nos permitir. Estas são conhecidas como as bases legais para o processamento. Utilizaremos suas informações pessoais em uma ou mais das seguintes circunstâncias:

• Quando precisarmos cumprir uma obrigação legal;
• Quando for necessário para nossos interesses legítimos (ou de terceiros), e seus interesses ou seus direitos e liberdades fundamentais não se sobrepõem a nossos interesses. (Nossos interesses legítimos incluem: prosseguir com nossos negócios empregando funcionários, trabalhadores e contratados; administrar o processo de recrutamento; conduzir a devida diligência em relação a futuros funcionários; e realizar uma administração interna eficaz).

As finalidades para as quais estamos processando, ou processaremos, suas informações pessoais são

• Gerenciar o processo de recrutamento e avaliar sua aptidão para o emprego ou engajamento;
• Decidir a quem oferecer um emprego;
• Garanta o cumprimento de seus direitos estatutários;
• Assegurar uma gestão eficaz de RH, gestão de pessoal e administração de empresas;
• Monitorar a igualdade de oportunidades;
• Permitir-nos estabelecer, exercer ou defender possíveis reivindicações legais.

E se você não fornecer informações pessoais?

Se você não fornecer certas informações pessoais quando solicitado, podemos não ser capazes de processar sua solicitação de emprego adequadamente ou de forma alguma, podemos não ser capazes de firmar um contrato com você, ou podemos ser impedidos de cumprir com nossas obrigações legais. Você também pode não ser capaz de exercer seus direitos legais.

Mudança de propósito

Utilizaremos suas informações pessoais para os fins para os quais as coletamos, ou seja, para o exercício de recrutamento para o qual você se candidatou. Entretanto, se sua solicitação de emprego ou engajamento for bem sucedida, as informações pessoais coletadas durante o processo de recrutamento serão retidas pela duração do seu emprego ou engajamento e de acordo com o aviso de privacidade para funcionários, trabalhadores e contratados.

Quem tem acesso às suas informações pessoais?

Suas informações pessoais podem ser compartilhadas internamente dentro da Empresa para fins do exercício de recrutamento, inclusive com membros do departamento de RH, membros da equipe de recrutamento e gerentes do departamento que tem a vaga.

A empresa não compartilhará suas informações pessoais com terceiros durante o processo de recrutamento, a menos que sua solicitação de emprego seja bem sucedida, e nós lhe fazemos uma oferta de emprego ou compromisso. Nessa etapa, podemos também compartilhar suas informações pessoais com terceiros (e seus agentes designados), inclusive:

• organizações externas para fins de realização de verificações de referências pré-contratuais e de antecedentes trabalhistas;
• empregadores atuais ou antigos, para obter referências;
• consultores profissionais, como advogados e provedores de pensão;
• Saúde ocupacional para fins de questionários de saúde ocupacional.

Podemos também precisar compartilhar suas informações pessoais com um regulador ou cumprir a lei de outra forma.

Como a empresa protege suas informações pessoais?

A Empresa adotou medidas para proteger a segurança de suas informações pessoais. Ela possui políticas, procedimentos e controles internos para tentar evitar que suas informações pessoais sejam acidentalmente perdidas ou destruídas, alteradas, divulgadas, usadas ou acessadas de forma não autorizada. Além disso, limitamos o acesso às suas informações pessoais aos funcionários, trabalhadores, agentes, contratados e outros terceiros que tenham necessidade comercial de conhecê-las para desempenhar suas funções e responsabilidades profissionais.

Quando suas informações pessoais são compartilhadas com terceiros, exigimos que todos os terceiros tomem as medidas de segurança técnicas e organizacionais adequadas para proteger suas informações pessoais e tratá-las sujeitas a um dever de confidencialidade e de acordo com a lei de proteção de dados. Só lhes permitimos processar suas informações pessoais para fins específicos e de acordo com nossas instruções escritas e não lhes permitimos utilizar suas informações pessoais para seus próprios fins.

A empresa também tem em vigor procedimentos para lidar com uma suspeita de violação da segurança de dados e notificaremos o Gabinete do Comissário de Informação e o senhor sobre uma suspeita de violação quando formos legalmente obrigados a fazer isso.

Por quanto tempo guardamos seus dados pessoais?

A Empresa somente reterá suas informações pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais elas foram coletadas e processadas.

Se sua solicitação de emprego ou contratação não for bem sucedida, a Empresa normalmente manterá suas informações pessoais até o final do exercício de recrutamento relevante, mas não mais de 6 meses após o final do exercício de recrutamento relevante, a menos que você especifique o contrário.

Se sua solicitação de emprego ou engajamento for bem sucedida, as informações pessoais coletadas durante o processo de recrutamento serão retidas pela duração de seu emprego ou engajamento e de acordo com o aviso de privacidade para funcionários, trabalhadores e contratados.

As informações pessoais que não devem mais ser retidas serão destruídas de forma segura e eficaz ou permanentemente apagadas de nossos sistemas de TI e também exigiremos que terceiros destruam ou apaguem tais informações pessoais, quando aplicável.

Em algumas circunstâncias, podemos anonimizar suas informações pessoais para que elas não permitam mais sua identificação. Nesse caso, podemos reter essas informações por um período mais longo.

Seus direitos em relação a suas informações pessoais

Como sujeito dos dados, você tem uma série de direitos estatutários. Sujeito a certas condições, e em certas circunstâncias, você tem o direito de:

• Solicitação de acesso às suas informações pessoais - isto é normalmente conhecido como fazer um pedido de acesso aos dados e permite que você receba uma cópia das informações pessoais que temos sobre você e verifique se estamos processando legalmente.
• Solicitar a retificação de suas informações pessoais - isto permite que você tenha qualquer informação pessoal imprecisa ou incompleta que tenhamos sobre você corrigida.
• Solicite o apagamento de suas informações pessoais - isto permite que você nos peça para apagar ou remover suas informações pessoais quando não houver nenhuma razão imperiosa para o seu processamento continuado, por exemplo, não é mais necessário em relação à finalidade para a qual foram originalmente coletadas.
• Restrinja o processamento de suas informações pessoais - isto permite que você nos peça para suspender o processamento de suas informações pessoais, por exemplo, se você contestar sua exatidão e assim desejar que nós verifiquemos sua exatidão.
• Objeto ao processamento de suas informações pessoais - isto permite que você nos peça para interromper o processamento de suas informações pessoais quando estamos confiando nos interesses legítimos do negócio como nossa base legal para o processamento e há algo relacionado à sua situação particular que faz com que você decida se opor ao processamento por este motivo.
• Portabilidade de dados - isto lhe dá o direito de solicitar a transferência de suas informações pessoais para outra parte para que você possa reutilizá-las em diferentes serviços para seus próprios fins.

Se você deseja exercer algum desses direitos, entre em contato com nosso proprietário da GDPR (detalhes de contato abaixo) ou com o Departamento de RH. Podemos precisar solicitar-lhe informações específicas para verificar sua identidade e verificar seu direito de acessar informações pessoais ou de exercer qualquer outro direito. Esta é uma medida de segurança para garantir que suas informações pessoais não sejam divulgadas a qualquer pessoa que não tenha direito a recebê-las.

Alterações a esta nota de privacidade

A Empresa se reserva o direito de atualizar ou alterar este aviso sobre privacidade a qualquer momento. Nós lhe emitiremos uma nova notificação de privacidade quando fizermos atualizações ou emendas significativas. Também podemos notificá-lo sobre o processamento de suas informações pessoais de outras formas.

Reclamações

Caso deseje fazer uma reclamação sobre como lidamos com seus dados pessoais, entre em contato com nosso Diretor de Proteção de Dados, que investigará a questão (detalhes de contato abaixo).

Se não estiver satisfeito com nossa resposta ou acreditar que não estamos processando seus dados pessoais de acordo com a lei, você pode reclamar com o Information Commissioner's Office (ICO), ico .org.uk.

Dados de contato

Elfab Limited, Alder Road, North Shields, Tyne & Wear, NE29 8SD, Reino Unido. Se tiver alguma dúvida sobre esta declaração de privacidade, entre em contato com o Departamento de RH ou com o nosso Diretor de Proteção de Dados(DPO@osecoelfab.com) pelo telefone 0191 293 1234.